Reprendre le contrôle à distance

Depuis quelques semaines, nous sommes tous plongés dans une nouvelle réalité. Le travail à distance devient la norme plutôt que l’exception, même si ce n’est que temporairement. Mais qu’est-ce que cela signifie pour votre entreprise? Êtes-vous prêt à continuer à travailler à distance? Disposez-vous des logiciels et des outils nécessaires pour maximiser votre productivité et votre efficacité pendant cette période?

Dans le présent article, nous allons aborder certaines des options qui s’offrent à vous, et les questions que vous devez connaître pour pouvoir continuer à travailler de manière sûre et efficace.

Ce qu’il faut savoir

Zoom est un logiciel très populaire, peu coûteux et facile à utiliser pour démarrer une vidéoconférence avec vos clients et vos collègues. Il présente toutefois quelques problèmes de protection de la confidentialité que vous devez connaître. Beaucoup d’entreprises interdisent à leurs employés l’utilisation de Zoom, pour des raisons de sécurité. Alors, sachez bien que certains de vos clients pourraient en être affectés lorsque vous organisez une réunion via Zoom avec eux.

Microsoft 365 est également une excellente option, surtout pour ceux qui utilisent déjà les outils bureautiques de Microsoft. La suite 365 comprend Teams, qui possède une grande partie des mêmes fonctionnalités que Zoom, ainsi que de nombreuses autres fonctions de collaboration.

Si vous souhaitez utiliser Microsoft 365, vous trouverez ici de plus amples renseignements sur leurs forfaits. Si vous ne l’utilisez pas encore, vous voudrez probablement bénéficier du forfait Premium à 16 $/mois, qui comprend Teams et des versions autonomes téléchargeables de tous vos principaux outils (Word, Excel, PowerPoint, etc.). Si vous possédez déjà une version antérieure de la suite Office, le forfait Essentiels à 6,40 $/mois pourrait vous convenir. Il est limité aux versions Web de la suite Office, mais comprend tout de même l’accès à Teams.

Téléconférences

Les logiciels de téléconférence existent depuis longtemps, mais ils sont devenus plus puissants et plus faciles à utiliser. Dernièrement, on a beaucoup parlé de personnes utilisant un logiciel appelé Zoom pour organiser des rencontres amicales en toute sécurité, de leur domicile. La question est donc de savoir si vous pouvez utiliser cette même technologie pour maintenir les activités de votre entreprise.

La réponse est certainement oui, mais vous devez connaître les options que vous choisissez d’utiliser. Dans notre secteur, la confidentialité et la sécurité sont essentielles, donc vous devez être attentif aux politiques de confidentialité et aux mesures de sécurité de tout logiciel que vous choisissez d’utiliser. Cela est doublement vrai pour les logiciels destinés à héberger vos discussions de nature sensible avec les clients.

Zoom

Zoom est un outil qui permet de faire facilement des appels vidéo avec les clients. Il est convivial, dispose d’une version gratuite et est désormais largement adopté par le public. Cela étant dit, la sécurité et la confidentialité de Zoom ont récemment fait l’objet d’un examen minutieux. Si vous choisissez d’utiliser Zoom, suivez ces quelques conseils de configuration (en anglais), y compris la mise en place d’un mot de passe pour votre réunion, de façon à protéger votre vie privée et celle de vos clients.

Google Hangouts Meet

Google Hangouts Meet est une extension du système de messagerie et de vidéo Google Hangouts. Cette version est destinée aux utilisateurs professionnels et permet à un plus grand nombre d’utilisateurs de participer à des réunions. Elle permet également l’intégration d’autres suites logicielles de réunion comme Skype Entreprise. Le logiciel fait partie de G Suite, de Google. Vous pouvez donc payer des frais mensuels pour obtenir en ligne tous les logiciels bureautiques dont vous avez besoin. Google a cependant élaboré son modèle commercial à l’aide des données des utilisateurs, donc vous pourriez rencontrer des problèmes similaires à ceux de Zoom, où vos propres données et celles de vos clients seront probablement utilisées par l’entreprise et potentiellement utilisées pour des publicités ciblées. Google conserve également toutes ses données dans des centres de données aux États-Unis, ce qui peut entraîner des problèmes de résidence des données en fonction de vos clients.

Équipes Microsoft

Microsoft possède également son propre logiciel de vidéoconférence. Il s’agit de Skype Entreprise, mais Microsoft a récemment commencé à faire la transition de Skype Entreprise en ligne vers Teams. Teams est un outil de collaboration plus poussé qui permet aux équipes de mettre en place différents espaces pour communiquer et partager des fichiers. Il s’intègre parfaitement à Microsoft 365 et simplifie la coordination des projets avec les autres membres de l’équipe. Si vous avez déjà utilisé ou vu Slack, Teams tire parti des nombreuses capacités que les entreprises aiment de Slack et les a intégrés à ses outils de vidéoconférence pour créer une suite de collaboration idéale. Teams fait partie de la plupart des forfaits d’abonnement à Microsoft 365.

REMARQUE : Si vous disposez d’une version plus complète de Skype sur site (probablement réservée aux grandes entreprises), connue sous le nom de Skype Entreprise Server, elle continuera à être prise en charge jusqu’en 2024. Il n’y a donc pas d’urgence à faire la transition vers Teams, mais Microsoft encourage l’intégration progressive de Teams à Skype Entreprise.

Collaboration en ligne

Puisque vous avez commencé à travailler à domicile, vous avez probablement rencontré de nouveaux problèmes lorsque vous essayez d’organiser des feuilles de calcul et des présentations avec des collègues en ligne. Beaucoup d’entre nous n’ont jamais eu à le faire auparavant, préférant se rencontrer en personne, mais une fois que nous sommes obligés de travailler en ligne, il peut y avoir beaucoup de nouveaux obstacles.

Par exemple, où stockez-vous vos fichiers et comment les partagez-vous avec vos collègues qui pourraient avoir besoin de les modifier également? Comment pouvez-vous vous assurer que vous ne travaillez pas sur un fichier en même temps qu’un autre collègue, ce qui oblige l’un de vous à intégrer son travail dans la version de l’autre?

Aujourd’hui, il existe des solutions vraiment géniales, simples et abordables à ces problèmes. À savoir, les suites logicielles en nuage. Il s’agit de logiciels complètement intégrés qui vous permettent de stocker tous vos fichiers et de travailler directement dans le nuage, permettant ainsi à plusieurs personnes de modifier un même fichier en même temps. Vous éliminez le risque de perdre un fichier parce qu’un café est renversé sur votre ordinateur portable, tout en améliorant la sécurité de vos fichiers confidentiels. Par exemple, saviez-vous que l’envoi d’un fichier par courriel n’est pas aussi sûr qu’on pourrait le croire? Avec les suites infonuagiques, vous pouvez envoyer à vos collègues (par courriel) un lien sécurisé vers le fichier dans le nuage, ce qui améliore la sécurité, optimise la collaboration et dissipe les inquiétudes concernant la sauvegarde de vos fichiers.

Sécurité et résidence des données

Là encore, il faut être conscients de la confidentialité des données avec lesquelles nous travaillons dans ce secteur. Comment le fournisseur de votre suite logicielle infonuagique sécurise-t-il vos données? Comment et où sont-elles sauvegardées? Vos données doivent-elles rester au Canada? Ces questions sont toutes importantes. Les trois principaux fournisseurs infonuagiques, Microsoft, Google et Amazon, proposent tous des services extrêmement sécurisés, mais nous devons également être conscients de l’endroit où les données sont stockées. Google, par exemple, n’a pas de serveurs canadiens, de sorte que vos données seront stockées aux États-Unis, ce qui peut poser des problèmes de confidentialité. Amazon et Microsoft ont tous deux des centres de données canadiens. Toutefois, vous devrez peut-être préciser que vos données doivent être stockées uniquement dans ces endroits si la résidence des données pose un problème pour vous et vos clients.

Vos options

Tout bien considéré, il y a deux grands chefs de file dans la course qui offrent la plupart des choses dont vous avez besoin. Microsoft propose sa solution Microsoft 365, et Google offre la G Suite. L’abonnement choisi peut tout inclure: traitement de texte, feuilles de calcul, stockage en nuage, vidéoconférence, messagerie électronique, etc.

Microsoft 365, de Microsoft

Microsoft 365 est la dernière incarnation de la série de logiciels Office, et offre également de nombreux nouveaux outils. L’entreprise a renoncé à l’époque où de nouvelles versions étaient lancées à intervalles réguliers et a opté pour un modèle d’abonnement qui lui permet de mettre à jour et d’améliorer constamment cette suite d’outils unique.

Microsoft 365 vous offre tout ce que vous attendez des suites Office. Selon vos préférences et l’abonnement choisi, vous pouvez soit exécuter les programmes directement dans votre navigateur sans rien télécharger, soit télécharger des versions autonomes des programmes à exécuter sur votre ordinateur.

Vous pouvez également télécharger des applications mobiles pour plusieurs de ces programmes sur votre téléphone, que vous soyez avec Apple ou Android, ce qui vous permet de rester productif où que vous soyez.

Microsoft assure également une sécurité de haut niveau de leurs données et vous permet d’imposer que toutes les données soient stockées au Canada, en veillant à ce que les préoccupations relatives à la résidence des données et à la protection de la vie privée soient prises en compte.

G Suite, de Google

G Suite de Google est une autre option qui vous offre également tous les outils de bureautique auxquels vous vous attendez, plus le stockage en nuage, la vidéoconférence, les systèmes de courriels et les calendriers.

Google dispose d’un ensemble d’outils assez comparable à celui de Microsoft, mais il n’existe pas de versions autonomes des programmes et la suite peut présenter certaines lacunes en fonction de vos besoins, par exemple l’absence d’une suite d’analyse des données en entreprise comme Power BI de Microsoft. Mais ces lacunes ne représentent probablement pas un problème pour votre entreprise, et vous devrez décider vous-même de ce qui convient le mieux.

Trouver la meilleure solution pour votre entreprise

En fin de compte, il est préférable de garder les choses simples, sûres et abordables. Vous pouvez faire tout cela en utilisant la suite Microsoft 365. Vous aurez accès à toutes les applications de bureau dont vous avez besoin, au stockage infonuagique en ligne (au Canada), à la possibilité de collaborer simultanément avec vos collègues et à Teams, une plateforme qui améliorera les communications avec vos collègues et vos clients. Pour en savoir plus sur Microsoft 365, cliquez ici.

Il est également judicieux d’intégrer l’authentification multifacteur pour maximiser votre sécurité, surtout lorsque vous travaillez à domicile. Vous recevrez ensuite une invitation à vous authentifier, sur un appareil mobile, lorsque vous tenterez d’accéder à l’un de vos systèmes sécurisés, afin d’ajouter une couche de sécurité supplémentaire. Ce service est offert par Microsoft, Zoom et Google. Voici plus de renseignements sur la configuration de l’authentification multifacteur avec Microsoft 365.

Nous vivons peut-être une période difficile sur le plan humain, mais, grâce à ces outils, vous serez de nouveau opérationnel en un rien de temps. Et vous pourriez même en tirer quelques astuces pour améliorer l’efficacité de votre entreprise après cette crise.

Pour l’instant, restez calme et continuez de faire ce qu’il faut.