Signature de documents à distance par signature électronique

Au cours des dernières décennies, tous les aspects de notre vie se sont déplacés sur des plateformes numériques, que ce soit la navigation, la communication, les opérations bancaires ou même les placements. L’assurance vie a plutôt résisté à cette tendance. Mais la nécessité est la mère de l’invention.

En raison de l’épidémie de Covid-19, nous avons tous dû nous adapter à un nouveau mode de fonctionnement. Comme les réunions en personne ne sont plus possibles, notre industrie a dû évoluer rapidement. Notre capacité à tenir des réunions et à remplir des propositions sur des plateformes virtuelles est un des éléments clés de cette démarche. Les solutions technologiques comme Zoom et Microsoft Teams ont été très utiles à cet égard. Un autre élément clé de la réussite dans ce nouveau contexte, c’est de pouvoir exécuter toutes les formalités administratives à distance, souvent sans imprimante ni numériseur. Alors comment faire signer tous ces documents?

La réponse : par signature électronique.

Qu’est-ce qu’une signature électronique?

La signature électronique fait appel à un logiciel spécialisé pour vous permettre, à vous ou à un client, de créer une signature à apposer sur tous les documents que vous pourriez avoir à signer. Cela permet à vos clients de signer une proposition, un testament ou tout autre document nécessaire en appuyant simplement sur un bouton, puis de vous retourner directement le tout.

Les signatures électroniques sont-elles sûres et sécurisées?

On se demande souvent comment il est possible de savoir si c’est réellement le client qui a signé et si la signature est juridiquement contraignante. Pour ce qui est du caractère contraignant, la réponse est oui : les signatures électroniques sont généralement considérées comme étant juridiquement contraignantes. Toutefois, dans les secteurs réglementés et assujettis à des normes de confidentialité, les signatures électroniques ne sont pas toujours acceptées. En effet, certaines signatures électroniques mettent l’accent sur la rapidité et la simplicité, mais ne comportent pas les mesures de sécurité nécessaires pour garantir l’authenticité de la signature.

Pour garantir l’authenticité, on a élaboré un cadre commun de validation des signatures électroniques, appelé signatures numériques. Les logiciels de signature numérique apposent beaucoup plus sur les documents qu’une simple image de la signature de votre client. Ils encodent en fait le document avec une sorte d’empreinte digitale numérique appelée « code de hachage ». De plus, toute modification apportée à un document après sa signature perturbe en fait ce code de hachage, de sorte que la signature est invalidée par toute modification.

Par conséquent, les signatures produites par un logiciel de signature numérique sont extrêmement sûres et fiables, tout en demeurant très simples à utiliser pour vous et vos clients.

Les assureurs acceptent-ils les signatures électroniques?

Les choses ont évolué rapidement et à l’heure actuelle, presque tous les assureurs acceptent les signatures électroniques; cependant, ils ont tendance à exiger que le client signe au moyen d’un logiciel particulier et parfois même de leur propre logiciel exclusif. Ce n’est pas un problème pour un agent de carrière, mais en votre qualité de conseiller indépendant, il est important que vous sachiez ce qui est accepté par les différents assureurs.

Quel service devrais-je utiliser?

Heureusement, il existe un petit nombre d’options bien respectées que presque tous les assureurs acceptent. Deux des solutions les plus en vue sont DocuSign et AdobeSign. Aucune de ces deux options n’est gratuite, mais elles proposent des essais gratuits qui vous permettent de voir si elles en valent le coup. Elles sont toutes deux acceptées par la majorité des assureurs et considérées comme des signatures numériques, donc très sûres. Il existe de nombreuses options, alors n’hésitez pas à les explorer, mais n’oubliez pas de vérifier quelles sont celles qui sont acceptées par vos assureurs privilégiés; vous pouvez également consulter le ​​​​​​​Tableau de référence sur l​es ventes à distance​ (ouverture de session requise) de la section Le point des assureurs sur la COVID-19 du site Web de PPI.

Une fois que vous aurez installé un logiciel de signature numérique, vous serez surpris par sa simplicité et son utilité.

Pour obtenir plus de renseignements sur le travail à distance à l’aide des plateformes en ligne, lisez cet article de L’Interconnexion – conseillers : Reprendre le contrôle à distance.

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